Kontoauszüge, Preislisten, Lagerberichte, Prüfungsergebnisse – viele Tabellen erreichen uns als PDF. Sobald Sie damit rechnen, sortieren oder filtern möchten, hilft Ihnen das PDF nicht weiter. Wer schon einmal versucht hat, eine Tabelle zu markieren und in Excel einzufügen, kennt das Ergebnis: Die ganze Zeile landet in einer einzigen Zelle, oder die Spalten geraten durcheinander.
Der richtige Weg ist, die Tabellen aus dem PDF direkt in eine Excel-Arbeitsmappe zu übertragen. In diesem Beitrag zeigen wir, wie das geht, welche Tabellen problemlos ankommen und wie Sie die Zahlen nach der Übertragung wieder rechenfähig machen.
PDF in Excel umwandeln in 3 Schritten
- Öffnen Sie den PDF-in-Excel-Konverter und wählen Sie Ihre Datei über PDF wählen aus.
- Klicken Sie auf In Excel umwandeln.
- Speichern Sie Ihre XLSX-Datei mit Datei herunterladen und öffnen Sie sie in Excel, Google Tabellen, LibreOffice Calc oder Numbers.
Was Sie in der Excel-Datei erwartet
Der Konverter schreibt jede Seite des PDFs auf ein eigenes Arbeitsblatt. Jede erkannte Tabelle wird mit ihren Zeilen und Spalten auf das passende Arbeitsblatt übertragen; die Kopfzeile wird formatiert, und die Zellen erhalten Rahmenlinien. Text außerhalb von Tabellen wird Zeile für Zeile auf dasselbe Blatt geschrieben. Zusätzlich enthält die Datei ein Übersichtsblatt mit der Anzahl der Seiten, Tabellen und Textblöcke – dort sehen Sie auf einen Blick, auf welcher Seite wie viele Tabellen erkannt wurden. Zeigt eine Seite, auf der Sie eine Tabelle erwartet haben, keine an, sind die Daten sehr wahrscheinlich als Textzeilen angekommen oder die Seite ist ein Scan – beide Fälle behandeln wir weiter unten.
Welche Tabellen liefern die besten Ergebnisse?
Digitale Tabellen mit sichtbaren Linien
Tabellen, die in einem Programm (Excel, Word, Buchhaltungssoftware, Onlinebanking) erstellt, direkt als PDF gespeichert wurden und sichtbare Zelllinien haben, werden automatisch erkannt und liefern das genaueste Ergebnis.
Tabellen ohne Rahmenlinien
Sind die Spalten nur durch Leerzeichen ausgerichtet, sind die Zellgrenzen nicht eindeutig. Solche Zeilen können deshalb statt als Tabelle als Textzeilen in Spalte A landen. Mit Daten → Text in Spalten teilen Sie sie in Excel dann auf mehrere Spalten auf.
Gescannte Tabellen
Rechnungen und Auszüge aus dem Scanner oder von der Handykamera sind Bilder: Sie enthalten keinen markierbaren Text, daher lassen sich keine Daten auslesen. Lassen Sie den Text zuerst mit dem PDF-OCR-Tool erkennen. Da die Erkennung auf Englisch und Türkisch ausgelegt ist, sollten Sie Zeichen wie ä und ß danach kontrollieren. Nach der OCR kommen die Daten meist als Textzeilen statt als Tabelle an, und Sie müssen die Tabellenstruktur in Excel unter Umständen neu aufbauen.
Warum rechnen die Zahlen nicht?
Das ist der häufigste Fall: Die Tabelle ist in Excel, aber die Formel SUMME ergibt 0, oder die Zahlen stehen linksbündig in der Zelle. Der Grund: Die Werte wurden so übernommen, wie sie im PDF erscheinen – als Text. Die Lösung dauert nur Sekunden:
- Markieren Sie die betreffende Spalte. Zeigen die Zellen in der Ecke ein kleines grünes Dreieck, klicken Sie auf das Warnsymbol und wählen In eine Zahl umwandeln.
- Gibt es kein grünes Dreieck, öffnen Sie Daten → Text in Spalten und klicken direkt auf Fertig stellen; Excel liest die Werte dann neu ein.
- Achten Sie auf das Dezimaltrennzeichen: In deutschen Dokumenten ist das Komma das Dezimal- und der Punkt das Tausendertrennzeichen (1.250,75). Englischsprachige Unterlagen, etwa Rechnungen von Lieferanten aus Großbritannien oder den USA, schreiben dagegen 1,250.75. Ein deutsch eingestelltes Excel liest solche Werte falsch oder behandelt sie weiter als Text. Im letzten Schritt des Assistenten „Text in Spalten“ legen Sie über die Schaltfläche Weitere fest, welches Zeichen als Dezimal- und welches als Tausendertrennzeichen gilt.
Warum werden keine Formeln übernommen?
Ein PDF enthält nur die sichtbaren Ergebnisse einer Tabelle. Beim Speichern der ursprünglichen Excel-Datei als PDF wurden die Formeln in Werte umgewandelt, und aus dem PDF lassen sie sich nicht zurückgewinnen. Wenn Sie mit der übertragenen Tabelle rechnen möchten, müssen Sie die Formeln selbst neu anlegen. Kommen Sie an die Quelle heran – hat etwa ein Kollege die Tabelle erstellt –, ist die Bitte um die Original-Excel-Datei immer der beste Weg.
Wenn Sie nur bestimmte Seiten brauchen
Benötigen Sie aus einem Bericht mit Hunderten Seiten nur die Tabellen auf wenigen Seiten, trennen Sie diese zuerst mit dem Tool PDF teilen heraus und wandeln nur die benötigten Seiten um. So füllt sich Ihre Arbeitsmappe nicht mit überflüssigen Arbeitsblättern.
Häufige Fragen
Ist das Umwandeln von PDF in Excel kostenlos?
Ja. Das Tool ist kostenlos und ohne Anmeldung nutzbar. Für Gäste gilt ein Tageslimit; mit einem kostenlosen Konto liegt es höher.
Bleiben verbundene Zellen erhalten?
Bei einfachen Tabellen ja. Bei komplexen Tabellen, deren Überschriften sich über mehrere Zeilen erstrecken oder die viele verbundene Zellen enthalten, kann die Zellaufteilung abweichen. Prüfen Sie nach der Übertragung am besten die Kopfzeilen.
Funktioniert es mit passwortgeschützten PDFs?
PDFs mit einem Öffnungspasswort können nicht gelesen werden. Wenn Sie das Passwort kennen, erstellen Sie zuerst mit dem Tool PDF entsperren eine ungeschützte Kopie.
Kann ich meine Tabelle wieder in ein PDF umwandeln?
Ja. Mit dem Konverter Excel in PDF wandeln Sie die bearbeitete Tabelle wieder in ein PDF um; dabei stehen auch Optionen zur Verfügung, etwa die Tabelle auf eine Seite anzupassen.
Sind meine Dateien sicher?
Dateien werden über HTTPS hochgeladen. Das Original-PDF wird nach der Verarbeitung gelöscht, die Excel-Datei nach etwa 10 Minuten automatisch vom Server entfernt.
Übertragen Sie Ihre Tabelle jetzt nach Excel
Haben Sie eine digital erstellte PDF-Tabelle, öffnen Sie den PDF-in-Excel-Konverter und laden Sie wenige Augenblicke später Ihre bearbeitbare XLSX-Datei herunter. Arbeiten Sie mit einem gescannten Dokument, lassen Sie den Text zuerst per OCR erkennen.
