Sie möchten in einem Vertrag nur ein Datum ändern, einen alten Bericht aktualisieren oder einen Text, den Ihnen jemand als PDF geschickt hat, in Ihr eigenes Dokument übernehmen – und stoßen jedes Mal auf dasselbe Problem: Das PDF-Format ist nicht zum Bearbeiten gedacht, sondern dafür, auf jedem Gerät gleich auszusehen. Kopieren Sie den Text in Word, brechen die Zeilen an seltsamen Stellen um, Tabellen zerfallen und Überschriften werden zu gewöhnlichen Absätzen.
Am einfachsten ist es, das PDF direkt in ein bearbeitbares Word-Dokument (DOCX) umzuwandeln. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie die Umwandlung funktioniert, bei welchen PDFs das Ergebnis nahezu perfekt ist und wann Sie besser einen anderen Weg gehen.
PDF in Word umwandeln in 3 Schritten
- Öffnen Sie den PDF-in-Word-Konverter und wählen Sie Ihre Datei über PDF wählen aus – oder ziehen Sie sie einfach auf die Seite.
- Klicken Sie auf In Word umwandeln. Am Fortschrittsbalken sehen Sie, wie weit die Umwandlung ist.
- Sobald sie abgeschlossen ist, speichern Sie Ihr DOCX-Dokument mit Datei herunterladen.
Sie müssen weder ein Programm installieren noch sich registrieren; das Tool läuft im Browser, auf dem Smartphone ebenso wie am Computer. Pro Datei gilt eine Obergrenze von 25 MB.
Welche PDFs liefern die besten Ergebnisse?
Entscheidend für das Ergebnis ist, wie das PDF erstellt wurde. Es gibt zwei Arten von PDFs, und von außen sehen sie fast gleich aus.
Textbasierte PDFs
Das sind Dateien, die mit Word, LibreOffice, Google Docs oder der Browserfunktion „Als PDF speichern“ erzeugt wurden. Die Buchstaben darin sind echter Text: Sie können ihn mit der Maus markieren und mit Strg+F durchsuchen. Bei diesen Dateien bleiben Absätze, Überschriften, Tabellen und Bilder weitgehend erhalten, und Sie können den Text in Word sofort bearbeiten.
Gescannte (bildbasierte) PDFs
Bei Dokumenten aus dem Scanner oder von der Handykamera ist jede Seite eigentlich ein Foto. Auch sie werden in Word umgewandelt, die Seiten kommen dort aber als Bilder an – den Text können Sie nicht bearbeiten.
So finden Sie am schnellsten heraus, welche Art Sie vor sich haben: Öffnen Sie das PDF und versuchen Sie, ein einzelnes Wort mit der Maus zu markieren. Klappt das, ist das PDF textbasiert. Klappt es nicht oder wird die ganze Seite wie ein einziger Kasten markiert, handelt es sich um einen Scan.
Ein gescanntes PDF bearbeitbar machen
Um die Schrift auf gescannten Seiten in Text zu verwandeln, brauchen Sie OCR (optische Zeichenerkennung):
- Lassen Sie den Text mit dem PDF-OCR-Tool erkennen. Die Erkennung ist auf Englisch und Türkisch ausgelegt. Deutscher Text wird ebenfalls erkannt, Zeichen wie ä, Ä und ß können aber falsch gelesen werden – prüfen Sie das Ergebnis deshalb.
- Sie erhalten ein durchsuchbares PDF, dessen Text sich kopieren lässt. Übernehmen Sie die benötigten Abschnitte per Kopieren und Einfügen in Word oder exportieren Sie den gesamten Text mit dem Tool PDF in Text als TXT-Datei.
Ehrlich gesagt: Ein Word-Dokument, das die Formatierung einer gescannten Seite exakt wiedergibt, lässt sich selten erreichen. OCR erkennt den Text, baut aber Spalten, Schriftarten und Abstände nicht nach. Wenn Sie ein langes gescanntes Dokument bearbeiten müssen, übernehmen Sie am besten den Text und formatieren ihn anschließend in Word neu.
Was Sie nach der Umwandlung prüfen sollten
Textbasierte PDFs lassen sich in der Regel sehr gut umwandeln. Bevor Sie das Dokument weitergeben, lohnt sich trotzdem ein kurzer Blick auf diese Punkte:
- Mehrspaltige Seiten: Bei Seiten im Magazin- oder Newsletter-Layout können Zeilenabstände und die Position von Textfeldern leicht abweichen.
- Tabellen: Tabellen mit sichtbaren Linien werden zu Word-Tabellen. Bei rahmenlosen oder komplexen Tabellen mit verbundenen Zellen kann sich die Zellaufteilung ändern.
- Schriftarten: Verwendet das PDF eine spezielle Schrift, die auf Ihrem Computer nicht installiert ist, zeigt Word eine ähnliche an; dadurch können sich Zeilenumbrüche verschieben.
- Kopf- und Fußzeilen: Seitenzahlen und Kopfzeilen kommen manchmal als normaler Text an. Löschen Sie sie bei Bedarf und nutzen Sie die Seitenzahlen-Funktion von Word.
Lässt sich eine Datei nicht auf dem üblichen Weg auslesen, fügt das Tool ihre Seiten als Bilder in das Word-Dokument ein. So geht nichts verloren, der Text auf diesen Seiten ist aber nicht bearbeitbar. Passiert Ihnen das, ist Ihr PDF sehr wahrscheinlich gescannt oder auf ungewöhnliche Weise erstellt worden – versuchen Sie dann den oben beschriebenen Weg über OCR.
Passwortgeschützte PDFs
PDFs, die beim Öffnen ein Passwort verlangen, können nicht umgewandelt werden. Wenn Sie das Passwort kennen, erstellen Sie zuerst mit dem Tool PDF entsperren eine ungeschützte Kopie und wandeln dann diese Kopie in Word um.
Nach der Bearbeitung wieder ein PDF erstellen
Haben Sie das Dokument in Word bearbeitet, sollten Sie es vor dem Versenden wieder in ein PDF umwandeln: Der Empfänger sieht es auf jedem Gerät genau so wie Sie, und der Text kann nicht versehentlich verändert werden. Dafür gibt es den Konverter Word in PDF.
Häufige Fragen
Ist das Umwandeln von PDF in Word kostenlos?
Ja. Das Tool ist kostenlos und funktioniert ohne Anmeldung. Für Gäste gilt pro Tool ein Tageslimit; mit einem kostenlosen Konto liegt es höher.
Mit welchen Programmen lässt sich das Ergebnis öffnen?
Sie erhalten eine DOCX-Datei, die sich in Microsoft Word ab Version 2007, LibreOffice Writer, Google Docs und WPS Office öffnen lässt.
Funktioniert das auch auf dem Smartphone?
Ja. Da das Tool im Browser läuft, können Sie es auf Android-Geräten und dem iPhone ohne App nutzen. Die heruntergeladene DOCX-Datei öffnen Sie anschließend mit der Word- oder Google-Docs-App.
Wird meine Datei gespeichert?
Nein. Das hochgeladene PDF wird gelöscht, sobald die Umwandlung abgeschlossen ist, und die Word-Datei wird nach etwa 10 Minuten automatisch vom Server entfernt. Die Übertragung erfolgt verschlüsselt über HTTPS.
Kann ich das PDF nicht einfach direkt bearbeiten?
Um ein paar Wörter zu ergänzen, ein Feld auszufüllen oder eine Notiz hinzuzufügen, müssen Sie nichts umwandeln: Mit dem Tool PDF bearbeiten fügen Sie Text und Zeichnungen hinzu. Wenn Sie bestehende Absätze umschreiben müssen, ist die Umwandlung in Word der bessere Weg.
Wandeln Sie Ihr PDF jetzt in Word um
Haben Sie ein textbasiertes PDF, öffnen Sie den PDF-in-Word-Konverter und laden Sie wenige Augenblicke später Ihr bearbeitbares DOCX-Dokument herunter. Arbeiten Sie mit einem gescannten Dokument, lassen Sie den Text zuerst per OCR erkennen.
