e-Fatura ve e-Arşiv XML Nasıl Açılır? PDF ve Excel'e Çevirme

Alışveriş sitesinden gelen e-postada fatura yerine bir ZIP dosyası var; içinden çıkan XML'i açtığınızda fatura değil, yüzlerce satır kod görüyorsunuz. Mali müşavirinize ay sonunda onlarca e-Fatura XML'i gönderdiğinizde de benzer bir soru gelir: “Bunları okunabilir hâle getirebilir misin?” XML faturanın aslıdır ama insan gözü için yazılmamıştır.

Kısa cevap: XML ya da ZIP dosyalarınızı e-Arşiv fatura PDF çevirme ya da e-Fatura PDF çevirme sayfasına bırakın (ikisi aynı araçtır). Çıktı olarak PDF'i seçip Dönüştür'e basın: her fatura okunabilir bir PDF olur. Faturaları tek tabloda görmek istiyorsanız çıktı olarak Excel'i seçin. Java ya da program kurmanız gerekmez. Araç şu an beta aşamasındadır.

e-Fatura ile e-Arşiv arasındaki fark

Dosya yapıları aynı olduğu için araç ikisini de okur; sade şablonda faturanın senaryosunu ayrıca yazar.

XML neden kod olarak görünüyor?

Fatura XML'i numarayı, tarihi, tarafları, kalemleri ve vergileri etiketli alanlar olarak saklar. Düzenleyen firma genellikle faturanın nasıl görüneceğini anlatan bir tasarımı (XSLT) da dosyanın içine koyar. Not Defteri ya da tarayıcı bu tasarımı uygulamadığı için ham kodu gösterir. Gelir İdaresi'nin masaüstü görüntüleyicisi gibi programlar tasarımı uygular ama çoğu zaman bilgisayara Java kurulmasını ister.

Araç XML'i kendi okuyucumuzla açar. Faturada düzenleyicinin tasarımı varsa onu sunucumuzda ağ erişimi olmayan, süre ve bellek sınırlı ayrı bir ortamda çizer; tasarımdaki betikler ve dış bağlantılar kaldırılır. Tasarım yoksa ya da güvenle kullanılamıyorsa fatura, “e-ARŞİV FATURA” ya da “e-FATURA” başlıklı sade şablonumuzla gösterilir. Hangi faturada hangi görünümün kullanıldığı sonuç ekranında yazar.

Adım adım: XML'den PDF'e

1. Dosyaları yükleyin: En fazla 20 XML dosyasını ya da bunları içeren bir ZIP'i bırakın; ZIP'i açmanıza gerek yok. ZIP içindeki .xml dosyaları okunur, diğer dosyalar yok sayılır. XML başına en fazla 5 MB, toplam en fazla 25 MB.
2. Çıktıyı seçin: PDF: her fatura için okunabilir görüntü. Görünüm bölümünde “Faturanın kendi tasarımı” ya da “Sade şablon”u seçin.
3. Dönüştürün: İlk faturanın önizlemesini indirmeden önce görürsünüz. Tek fatura PDF olarak, birden çok fatura PDF'lerle dolu tek bir ZIP olarak iner.

Ay sonu: faturaları tek Excel tablosunda toplamak

Çıktı olarak Excel'i seçtiğinizde bütün faturalar tek dosyada toplanır. “Faturalar” sayfasında her fatura bir satırdır: numara, tarih, tip, senaryo, ETTN, satıcı ve alıcı ile vergi ya da T.C. kimlik numaraları, tutarlar, KDV, tevkifat ve ödenecek tutar. Kalemler ve vergiler ayrı sayfalardadır; farklı KDV oranlı kalemler kendi oranlarıyla ayrı satırlarda görünür. Bir ZIP ile 200 faturaya kadar tek tablo alınabilir.

Excel dosyası otomatik üretilir. Beyanname ya da muhasebe kaydında kullanmadan önce toplamları faturalarla karşılaştırın; araç muhasebe programınızın ya da mali müşavirinizin kontrolünün yerini tutmaz.

PDF faturanın aslı değildir

• Asıl belge XML'dir: PDF, faturanın okunabilir bir görüntüsüdür; vergi mevzuatı açısından aslın yerine geçmez. Saklama ve muhasebe kaydı için XML dosyalarını da muhafaza edin.
• İmza doğrulanmaz: e-Fatura ve e-Arşiv faturalar mali mühür ya da elektronik imzayla imzalanır ve imza XML'in içinde durur. Araç faturayı okur ama imzayı doğrulamaz; PDF'e “onaylı” gibi bir ibare eklemez.
• Doğrulama: Faturanın gerçekten düzenlendiğinden emin olmak için düzenleyen firmanın ya da Gelir İdaresi'nin sorgulama hizmetlerini kullanın.
• Araç fatura düzenlemez: Yeni fatura oluşturmaz, var olanı değiştirmez.

Sık karşılaşılan durumlar

• Alıcı numarası 11111111111: e-Arşiv faturalarda alıcının T.C. kimlik numarası bilinmediğinde bu alana genellikle 11111111111 yazılır. Dosya bozuk değildir; araç dosyada ne yazıyorsa onu gösterir.
• Karekod: Faturanın kendi tasarımında karekod varsa tasarımın içindeki veriden sunucumuzda yeniden çizilir; sade şablonda karekod bulunmaz. Elinizdeki PDF faturadaki karekodun içeriğini görmek için PDF'teki QR kodu okuma aracını kullanabilirsiniz; karekod tek başına faturanın geçerli olduğunu kanıtlamaz.
• e-İrsaliye: e-İrsaliye dosyaları yalnızca kendi tasarımlarıyla gösterilebilir; tasarımı kullanılamayan irsaliyeler atlanır ve bu sonuç ekranında bildirilir.
• PDF'leri tek dosya yapmak: Bir ayın fatura PDF'lerini tek dosyada göndermek için PDF birleştirme aracını kullanın.

Gizlilik

Faturalar ticari bilgi ve kişisel veri içerir. Yüklediğiniz dosyalar işlem biter bitmez sunucudan silinir; oluşan PDF ya da Excel yalnızca indirmeniz için tutulur ve yaklaşık 10 dakika içinde otomatik olarak silinir. Fatura içeriği kayıtlarımıza yazılmaz ve bu sayfada reklam ya da analiz betiği çalışmaz.

Sıkça sorulan sorular

e-Fatura XML'ini Java kurmadan nasıl açarım?

XML dosyasını araca yükleyip “Dönüştür”e basın; birkaç saniye içinde okunabilir bir PDF indirirsiniz. Bilgisayarınıza program kurmanız gerekmez.

e-Arşiv Portal'dan indirdiğim ZIP'i yükleyebilir miyim?

Evet. ZIP'i açmadan doğrudan yükleyin; içindeki XML faturalar okunur. PDF çıktısında bir ZIP'te en fazla 20 fatura olabilir.

Aynı anda kaç fatura dönüştürebilirim?

PDF'te tek seferde en fazla 20 fatura; Excel'de bir ZIP ile 200 faturaya kadar tek tablo.

PDF'i saklamam yeterli mi?

Hayır. PDF okumak, yazdırmak ve paylaşmak içindir; faturanın aslı XML dosyasıdır ve onu da saklamanız gerekir.

Faturadaki imza doğrulanıyor mu?

Hayır. Araç imzayı doğrulamaz. İmzanın geçerliliğini düzenleyen firmanın ya da Gelir İdaresi'nin sorgulama hizmetlerinden kontrol edin.

Ücretli mi?

Hayır. Araç ücretsizdir ve üyelik gerekmez; misafirler için 24 saatlik bir işlem sınırı vardır ve tek bir işlem birden çok fatura içerebilir.

Faturalarınızı okunur hâle getirin

XML ya da ZIP dosyalarınız hazırsa e-Arşiv fatura PDF çevirme aracını açın, PDF ya da Excel'i seçin ve faturalarınızı birkaç saniyede indirin.

e-Fatura ve e-Arşiv uygulamalarının resmî tanımları ve güncel düzenlemeler için Gelir İdaresi Başkanlığı'nın e-Belge sayfası esastır. Dönüştür.net, Gelir İdaresi Başkanlığı ile bağlantılı değildir.