Word'de her şey yerli yerinde: başlıklar hizalı, tablo tek sayfaya sığıyor, dilekçenin imza bloğu sayfanın en altında. PDF'e çevirdiğinizde ise bir paragraf sonraki sayfaya kaymış, yazı tipi değişmiş ya da belgenin sonunda boş bir sayfa belirmiş. Bu sorunların neredeyse hepsinin birkaç tanıdık nedeni vardır ve çoğu, dönüştürmeden önce Word'de yapılan küçük ayarlarla önlenebilir.
Kısa cevap: Yaygın bir yazı tipi kullanın, sayfa boyutunu A4 yapın, görselleri belgeye gömün ve izlenen değişiklikleri temizleyin. Bilgisayarınızda Word varsa Dosya → Farklı Kaydet → PDF ile kaydedin; Word yoksa belgeyi Word'ü PDF'e çevirme aracına yükleyin. Her iki durumda da PDF'i göndermeden önce açıp kontrol edin.
Düzen neden bozulur?
1. Yazı tipi karşı tarafta yok
Word belgesi, kullandığınız yazı tipinin adını saklar ama yazı tipinin kendisini çoğu zaman içermez. Belge, o yazı tipinin kurulu olmadığı bir bilgisayarda ya da sunucuda açıldığında yerine başka bir yazı tipi kullanılır. Harf genişlikleri birkaç milimetre bile farklıysa satır sonları değişir, satırlar kayar ve son satır bir sonraki sayfaya taşar.
İnternetten indirdiğiniz süslü başlık yazı tipleri ve ücretli yazı tipleri bu sorunun en sık kaynağıdır. Arial, Times New Roman veya Calibri gibi yaygın yazı tipleri farklı ortamlarda daha tutarlı sonuç verir.
2. Sayfa boyutu A4 değil, Letter
Türkiye'de standart kâğıt boyutu A4'tür (21 × 29,7 cm). Ancak internetten indirilen bazı şablonlar ve farklı bölge ayarıyla kurulmuş Office sürümleri, ABD standardı olan Letter boyutunu (yaklaşık 21,6 × 27,9 cm) kullanır. Letter, A4'ten biraz daha geniş ve belirgin biçimde daha kısadır. PDF, belgedeki sayfa boyutunu esas aldığı için Letter bir belge A4 kâğıda basıldığında kenarlarda beklenmedik boşluklar oluşur; baştan A4'e geçtiğinizde ise sayfa sonları değişebilir.
Kontrol etmek için Word'de Düzen (bazı sürümlerde Sayfa Düzeni) sekmesinde Boyut menüsüne bakın ve A4 seçili değilse A4'ü seçin. Bunu yazmaya başlamadan yapmak en iyisidir; bitmiş bir belgede boyutu değiştirdikten sonra sayfa sonlarını mutlaka yeniden gözden geçirin.
3. Görseller ve metin kaydırma
Metnin içinde “serbest” konumlandırılmış görseller (metnin önünde, arkasında ya da etrafında kaydırılan) bir paragrafa bağlıdır. Satırlar kaydığında görsel de o paragrafla birlikte hareket eder ve bazen sayfanın dışına ya da bir tablonun üstüne biner. Konumu önemli olan görsellerde Metinle aynı hizada kaydırma seçeneği daha öngörülebilir sonuç verir.
Bir de bağlantılı görseller var: Belgeye eklenmek yerine bilgisayardaki ya da internetteki bir dosyaya bağlantı olarak eklenen resimler. Bunlar başka bir ortamda görünmeyebilir. Online araç da güvenlik nedeniyle internetten bağlantılı görselleri indirmez; yalnızca belgeye gömülü içeriği dönüştürür.
4. Yorumlar ve izlenen değişiklikler
Belgede kabul edilmemiş değişiklikler veya yorumlar varsa bunlar PDF'te kenar balonları olarak görünebilir ya da sayfa düzenini daraltabilir. Gözden Geçir sekmesinden tüm değişiklikleri kabul edin ve yorumları silin.
Word'ün kendisiyle PDF almak
Bilgisayarınızda Word kuruluysa en doğrudan yol belgeyi oluşturduğunuz programla PDF'e aktarmaktır:
- Dosya → Farklı Kaydet'i seçin (bazı sürümlerde Dosya → Dışarı Aktar da aynı işi görür).
- Dosya türü olarak PDF'i seçin.
- Kaydetmeden önce, varsa “standart” ile “en küçük boyut” arasındaki seçimde standart'ı tercih edin; en küçük boyut seçeneği görsellerin kalitesini düşürebilir.
Word, PDF oluştururken kullandığınız yazı tiplerini lisansları izin verdiği ölçüde PDF'in içine koyar. Bu yüzden özel bir yazı tipi kullandıysanız ve PDF'te birebir aynı görünmesi şartsa, en güvenli yol PDF'i o yazı tipinin kurulu olduğu bilgisayarda Word'den almaktır.
Yazı tiplerini dosyaya katıştırmak: Windows için Word'de Dosya → Seçenekler → Kaydet bölümünde yazı tiplerini dosyaya katıştırma (gömme) seçeneği bulunur. Bu ayar, yazı tiplerini DOCX dosyasının içine ekler; belgeyi Word ile başka bir bilgisayarda açacak kişiler için işe yarar. Lisansı katıştırmaya izin vermeyen yazı tipleri eklenemez ve dosya boyutu büyür. Menü adları Word sürümüne ve arayüz diline göre küçük farklılıklar gösterebilir.
Word yoksa: Online dönüştürme
Kütüphane bilgisayarında, telefonda ya da Office'in kurulu olmadığı bir cihazda Word'ü PDF'e çevirme aracını kullanabilirsiniz:
- DOCX, DOC, ODT, RTF veya TXT dosyanızı yükleyin (en fazla 25 MB).
- PDF'e Çevir düğmesine basın; çoğu belge birkaç saniyede hazır olur.
- PDF'i indirin. Dosya adı belgenizin adıyla aynı kalır.
Belge sunucuda LibreOffice ile işlenir. Kenar boşlukları, sayfa yönü, başlıklar, tablolar, görseller, üst ve alt bilgiler, sayfa numaraları ve bağlantılar PDF'e aktarılır; metin seçilebilir ve aranabilir kalır. ç, ğ, ı, İ, ö, ş, ü harfleri eksiksiz aktarılır.
Bilmeniz gereken sınır, yukarıdaki yazı tipi meselesiyle ilgili: Belgede kullanılan bir yazı tipi sunucuda yoksa ölçüleri benzer bir yazı tipi kullanılır. Özel veya ücretli yazı tiplerinde satır sonları küçük farklılıklar gösterebilir. Ayrıca açılış parolası olan belgeler dönüştürülemez; parolayı Word'de kaldırıp belgeyi yeniden kaydedin. Belgedeki makrolar çalıştırılmaz ve dosyalar yaklaşık 10 dakika içinde sunucudan otomatik olarak silinir.
Göndermeden önce 5 dakikalık kontrol
- Sayfa sayısı Word'dekiyle aynı mı? Fazladan bir sayfa varsa hangi paragrafın taştığını bulun.
- Belgenin sonunda boş sayfa var mı? Genellikle fazladan boş paragraflardan ya da gereksiz bir sayfa sonundan kaynaklanır. Word'de Giriş sekmesindeki ¶ (Göster/Gizle) düğmesiyle bu işaretleri görüp silebilirsiniz.
- Yazı tipleri doğru mu? Özellikle başlıklara ve isminize bakın.
- Tablolar sayfanın sağ kenarından taşıyor mu?
- Bağlantılar tıklanabiliyor mu? Metin seçilebiliyor mu?
Tez, ödev ve dilekçe için kısa notlar
- Tez ve ödev: Sayfa numaraları, içindekiler ve üst/alt bilgiler PDF'e aktarılır. İçindekiler tablosunu dönüştürmeden önce Word'de güncelleyin; aksi hâlde eski sayfa numaralarını gösterebilir. Kapak ya da onay sayfası ayrı bir dosyadaysa PDF'leri PDF birleştirme aracıyla sıralayıp tek dosya yapabilirsiniz.
- Dilekçe: İmza bloğunun ve tarihin aynı sayfada kaldığından emin olun. Kurum e-imza istemiyorsa görsel imzayı PDF'e sonradan da ekleyebilirsiniz.
- CV: Dosya adı, fotoğraf boyutu ve metnin okunabilirliği gibi ayrıntılar için CV'yi PDF olarak hazırlama rehberine göz atın.
PDF çok büyük ya da numarasız çıktıysa
Metin ağırlıklı belgelerin PDF'i genellikle küçüktür. Dosya birkaç megabaytı buluyorsa neden çoğu zaman yüksek çözünürlüklü fotoğraflardır. Başvuru sistemi sınır koyuyorsa PDF sıkıştırma aracında Düşük, Orta veya Yüksek seviyeyi seçebilir ya da 1 MB, 500 KB gibi bir hedef boyut belirleyebilirsiniz. Araç görselleri küçültür; metin görüntüye dönüştürülmez, seçilebilir ve aranabilir kalır.
Birkaç PDF'i birleştirdiyseniz ya da belgede hiç sayfa numarası yoksa, PDF'e sayfa numarası ekleme aracıyla numarayı altı konumdan birine, “1”, “1 / 12” ya da “- 1 -” biçiminde ekleyebilirsiniz. Kapak sayfasını numarasız bırakma ve başlangıç numarasını değiştirme seçenekleri de vardır. Belgede Word'den gelen numaralar zaten varsa ikinci bir numara eklemeyin.
Sık sorulan sorular
Word'ü PDF'e çevirince neden yazı tipi değişiyor?
Kullandığınız yazı tipi, dönüştürmenin yapıldığı ortamda kurulu değilse yerine benzer bir yazı tipi kullanılır. Yaygın bir yazı tipi seçin ya da PDF'i yazı tipinin kurulu olduğu bilgisayarda Word'den alın.
PDF'te sayfa sayısı neden Word'den fazla?
Çoğu zaman yazı tipi değişikliği yüzünden bir iki satır sonraki sayfaya taşmıştır ya da belgenin sonunda fazladan boş paragraf vardır. Sayfa boyutunun A4 olduğunu da kontrol edin.
Microsoft Office olmadan Word'ü PDF yapabilir miyim?
Evet. Dönüştürme sunucuda yapılır; bilgisayarınızda veya telefonunuzda Word kurulu olması gerekmez.
Türkçe karakterler bozulur mu?
Hayır. ç, ğ, ı, İ, ö, ş, ü harfleri korunur. TXT dosyalarında UTF-8 ve Windows-1254 (Türkçe) kodlamaları otomatik olarak tanınır.
Excel veya PowerPoint dosyasını da bu araçla çevirebilir miyim?
Hayır. Bu araç Word, ODT, RTF ve TXT belgeleri içindir. Tablolar için Excel'i PDF'e çevirme, sunumlar için PowerPoint'i PDF'e çevirme aracını kullanın.
Ücretli mi?
Hayır. Araçlar ücretsizdir ve üyelik gerektirmez. Misafir kullanıcılar için her araçta 24 saatlik bir işlem sınırı vardır; ücretsiz üyelikle bu sınır yükselir.
Belgenizi şimdi PDF'e çevirin
Word'deki son kontrolleri yaptıysanız Word'ü PDF'e çevirme aracını açın, belgenizi yükleyin ve düzeni korunmuş PDF'inizi birkaç saniyede indirin.
